企業や団体が自社の情報を社会へ届けるために欠かせない「プレスリリース」。
新商品やサービスの発表だけでなく、イベント開催を周知したり、調査データを公開したりと、幅広いジャンルで活用できる公式文書です。
しかし、いざ初めてのプレスリリースを作成しようとすると「何をどうして良いか分からない！」となりがちですよね。
そこでこの記事では、プレスリリース作成の初心者に向けて、基本から作成手順、配信方法、注意点までを徹底的に解説していきます。
プレスリリースとは
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プレスリリースとは、企業や団体が「社会に知らせたい情報」をメディア向けにまとめた文書のことを指します。
この項で、その目的やメリット、広報との違いを細かく見ていきましょう。
プレスリリースの目的とメリット
プレスリリースの主な目的は、テレビや新聞、雑誌、webメディアといった報道機関に向けて、信頼できる一次情報を発信し、ニュースとして取り上げてもらうことです。
プレスリリースは客観的な第三者の目線を通して情報が発信されます。そのため、広告とは異なり、以下のようなメリットが考えられます。
・認知拡大
・ブランド価値向上
・サービスや商品の理解促進
・社会的信用や信頼性の獲得＆向上
広報（PR）・マーケティング施策との違い
プレスリリースと混同しやすいものとして、広報（PR）やマーケティング施策が挙げられます。
これらには、どのような違いがあるのでしょうか。
広報（PR）は、「企業と社会の関係構築」を目的とした活動全般を指します。
自社がどんな活動をしているのかなどを社会に伝え、認知や信頼性の向上につなげるのです。
つまり、プレスリリースも広報（PR）の手段の一つなのです。
マーケティングは売上向上を目的とした施策であり、広告や販促活動を中心としています。
直接的な売上促進を担わないプレスリリースとは、大きな違いがあると言えるでしょう。
プレスリリースを出すべきタイミング
プレスリリースにとって重要なのは「ニュース性」です。
ニュース性を確保するためにも、以下のようなタイミングを狙いましょう。
・新商品 / 新サービスの発表
・イベント開催
・調査データの公開
・企業の取り組み / 社会貢献活動
・人事 / 組織変更
・資金調達や提携
また、火曜から木曜の10時から15時あたりは、記者が情報収集を行う時間だとされています。
適切なタイミングで、適切な時間に、プレスリリースを配信しましょう。
プレスリリース配信前の準備
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プレスリリースは、配信前の準備がとても重要になります。
この項で、細かく解説していきます。
プレスリリースの「ネタ」や目的を決める
まずは、プレスリリースの「ネタ（何を伝えるのか）」や、配信する目的を明確にしましょう。
「ちょっとニュース性が弱いかな」と感じたとしても大丈夫です。
社会的課題との関連性や、数字やデータを用いた裏付けなど、切り口を変えることでメディアにとって価値ある情報に変えることが可能です。
写真や動画、資料など、作成に必要な情報を集める
メディアが欲しいのは、「視覚的に理解しやすい情報」です。
そのため、商品写真やサービスの画面・画像、グラフや図表など、目で見て分かりやすい情報や資料を事前に集めておきましょう。
問い合わせ先や担当者などを明確にする
プレスリリースには、問い合わせ先の記載が必須です。
担当者やメールアドレス・電話番号といった連絡先を控えておきましょう。
プレスリリースの具体的なやり方：作成～配信後まで
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ここからは、プレスリリースの方法について、作成から配信後のフォローまでの流れを具体的に解説していきます。
原稿を作成する
基本的に、プレスリリースは以下のような構成になっています。
・タイトル
・リード文（概要）
・本文（詳細情報）
・画像
・会社概要
・問い合わせ先
タイトルとリード文は、記者を惹きつける看板となるものです。
目を引こうと無理にキャッチーにする必要はなく、読みやすい文字数で、事実を書くことが重要になります。
タイトルは30文字前後、リード文は300文字程度がおすすめです。
本文はダラダラと長く書くのではなく、情報をまとめて読みやすい文章を心がけましょう。
本文内に必要なものは、商品/サービスの特徴や詳細、リリースするに至った背景、これからのビジョンなどです。
会社概要には、会社のHPのアドレスなどを記載しておくようにしましょう。
今回出したプレスリリース以外の情報を届けられる可能性が高まるからです。
最終チェックを実施する
プレスリリースができあがったら、誤字脱字、事実確認、表記ゆれなどの最終チェックを丁寧に行います。
数字や固有名詞は特にミスが起きやすいため注意しましょう。
プレスリリースの送付先を決める
プレスリリースの送付対象には、以下のようなメディアが考えられます。
・業界メディア
・地域メディア
・経済紙・ビジネス誌
・テレビ局・ラジオ局
・Webニュースサイト
ターゲットに合ったメディアを選ぶことで掲載率が大きく変わるため、メディアの選定は重要です。
プレスリリースの配信や送付を行う
プレスリリースの配信方法は、主に3つ挙げられます。
・プレスリリース配信サービスを利用
・メディアへ直接送付
・自社サイトやSNSで公開
初めてのプレスリリースならば、配信サービスを使うのがおすすめです。
一斉送信のため情報の拡散力が高く、一般ユーザーの目に止まることも少なくないからです。
効果測定を行う
プレスリリースを配信した後は、メディアへの掲載数や売上、集客数などを利用して効果測定を行います。
SNSでの反応を調べるのも良いでしょう。
効果測定を行うことで、次回のプレスリリース配信時に役立てることが可能です。
ミスがあれば修正し、訂正配信を行う
プレスリリース配信後に、内容のミスがあった場合は、速やかに訂正を行います。
誠実な対応はメディアや消費者との関係構築に重要です。しっかり行いましょう。
プレスリリースを作成する際のポイント
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ここからは、プレスリリースを作成する際に押さえておきたいポイントを解説していきます。
メディアが取り上げたくなるポイントを押さえる
プレスリリース作成時には、「ニュース性」「社会性」「独自性」といった、メディアが取り上げたくなるポイントを押さえることが必須です。
メディアに掲載されなければ、プレスリリースを配信した意味がないからです。
単なる宣伝ではなく、社会的意義や新規性を示せる内容にしましょう。
タイトルと本文は分かりやすく明確に
タイトルや本文は、分かりやすい明確な文章で書くことが重要です。
特にタイトルは一目で内容が理解できるように書くようにしてください。
本文を作成する際は、「5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）」を意識することで、読みやすい文章に仕上がります。
誰にでも分かりやすい表現で記載する
プレスリリースを読むのは、専門家だけではありません。
そのため、専門用語はできる限り避け、容易な言葉で、誰にでも分かりやすい表現で記載する必要があります。
「一般の消費者が読んで理解できるか」を基準にすると良いでしょう。
画像や図表で「伝わりやすさ」を意識する
プレスリリースは、パッと見ただけである程度の内容が理解できるのが理想です。
そのためにも、画像や図表を適度に用い、「伝わりやすさ」を意識しましょう。
読者にとても分かりやすければ、記事が読まれる可能性も高まります。
最上級表現を使うときは要注意！
「世界初」「業界No.1」などの最上級表現は、安易に使わないようにしましょう。
もし使う場合は、確実な根拠が必要になります。
常日頃から情報を収集しておく
プレスリリースのネタは、日々のニュースや業界の同行をチェックすることで見つかるものです。
効果的なプレスリリース配信のためにも、常日頃の情報収集は欠かさないようにしましょう。
プレスリリースのやり方に関するQ＆A
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ここからは、プレスリリースのやり方に関する、よくある質問をご紹介していきます。
Q1. プレスリリースはどのくらいの頻度で出すべき？
月1回程度が目安ですが、ニュース性があるタイミングで柔軟に出すのが理想です。
Q2.ニュース性が弱い場合でもプレスリリースを出していい？
切り口を工夫すれば問題ありません。データや背景情報を加えることで価値が生まれます。
Q3. 画像や資料は必ず添付したほうがいい？
メディアにとって、資格情報は非常に重要です。できるかぎり、画像や資料を添付するようにしましょう。
Q4.プレスリリースは誰が書くべき？
広報担当者が書くのが一般的ですが、現場の担当者が原稿の素材を提供するケースも多いです。
Q5.競合と似た内容のプレスリリースでも出していい？
独自性や差別化ポイントを明確にすれば問題ありません。同じような内容にならないよう、工夫してみましょう。
まとめ｜プレスリリースは強力な広報手段
プレスリリースは、企業の情報を社会へ届けるための強力な広報手段です。
正しい手順で作成し、適切なタイミングで配信することで、メディアに掲載されたり、一般消費者からの認拡大につながります。
初心者でも、本記事を参考にすれば必ず成果が出せるはずです。
ぜひ、あなたの企業の魅力を社会に届ける一歩を踏み出してみてくださいね。
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